前言

本文主要是梳理了一下自己这一年中的工作流的总结。自己工作流的构建来源大多来自各位大佬的文章的学习，还有一些是自己在工作上的一些思考感悟和经验教训的总结。

工作流的定义

我对自己工作流的定义——它是能让我用最小的精力去完成任务的流程并至少保证它能基本符合自己的预期。当然，自己可以根据任务的重要程度来灵活的决定自己投入在它上面的精力值。

因为，一个人的精力是有限的，自己在一件事上投入的精力多了，那么在其他事上投入的精力就会减少。而且，任何一件事的最终结果也取决于自己在它上面投入的精力多少。投入很少的精力并不能保证它最终结果会让你觉得很满意。当然在错误方向上的投入太多的精力也是如此——事倍功半。

流程总结

我把整个工作流分成3个环节进行梳理，它包括工作前准备（任务输入）——工作过程中（任务执行）——工作闭环（任务结束）。

工作前准备

自己在平时工作中，除了项目上的工作以外，会有很多临时性的任务的输入——包括不限于客户临时变更计划、需要配合上游环节的工作、领导交待的其他工作等。这些工作输入后，会使得自己本来的项目工作计划被打乱。并且，如果这些工作不分优先级来一个做一个，最后的结果就是自己的项目工作没做好的同时，这些临时性任务也不一定能做得很好。 现在经过自己这一年的摸索和学习，把自己工作前准备工作梳理出如下几个步骤：

了解任务背景信息

任何工作在给到自己手上时，都需要先去了解它的一些背景信息：比如它是什么？为什么要交给我来完成它？我跟谁对接？跟谁汇报？...等等。只有了解齐全这些信息后，自己才会明白这项工作任务的最低及格分在哪。 把这些需要了解的信息简化归纳一下，其实就是我们熟知的5W1H模型——它能够全面阐述一个事实或怎么处理问题。

What Why How Who When Where

那如何在实际中来使用这个模型呢？可以简单的把WYH和3W分别作为一个维度，然后两两交叉，得到一个九宫格，每个单元格就是一个信息。当然最简单的就是WYH这三问，它能最快最有效的去了解任务的信息。然后就是根据自己对任务的了解情况进行扩展使用：把后面3W结合到WYH中。 例如，在确认How的基础上，加入Who、Where、When这三个维度进行更加精确的确认：

How —— 这个任务需要交给谁在什么场景什么时间节点通过什么方式来解决？ Who（向谁汇报？由谁执行？跟谁合作？） When（交付时间节点？） Where（在哪执行？在哪呈现汇报结果？）

确认是否接受

在了解完输入的相关信息后，自己会对输入的任务有了比较详细的了解：这项任务是什么？需要达成怎样的结果？上游交付的预期结果是怎样的？然后根据已知信息，大概就会了解它对于我的重要程度和紧急程度，就能自然而然的按照四象限法划分出任务的等级。然后根据四象限法规则来确定是否接受该任务，以及该任务是否有自己来完成。

当然，如何划分一件任务的重要程度主要取决于这件事是否完全可以由我自己承担对应的后果。如果不能，即使再小的事对我来说也是重要的。

拆解任务

经过以上两个环节后，如果自己确定接受某件任务后，那么就需要把任务排到自己的工作计划中。

但很多时候任务并不是能一步完成的存在，并且如果我拿到任务蒙头去做，最后结果大概率会存在一些细节问题或者没完成的收尾工作而返工。

这种情况次数多了，给我带来了较多的困扰，为了解决这个问题自己就联想到项目管理中的一个方法概念：WBS法，它的核心思想就是把复杂项目按照一定的原则进行逐级分解，直到具体的任务为止。

将这个方法原则扩展到自己的工作流中，实践到现在，自己总结出以下这些原则：

• 完整性：一个任务对应多个子任务，那就需要把所有子任务完整拆出来；
• 连续性：一个任务对应一个子任务，每个子任务的结果都是下一个子任务的前提或者依赖；
• 可控性：拆分出来的子任务的结果目标是明确的，可量化的。

因此，想要比较好的把任务拆解出来，就需要任务由结果倒推，把能达成结果的上一步拆出来，成为一个子任务。然后再继续拆解这个子任务，直到拆出来的子任务是能一步完成的存在。

工作过程中

在自己对工作流认知还停留在只要做好工作计划就能很好的完成工作时，自己有时候会发现，有些活并不是如自己想的那样做到最后能让上级满意。自己对任务的预期结果和上级对该任务的预期结果其实还是存在差异的。

就比如上级给了一个活过来，我在了解完信息后，排了充分的计划并严格按照自己的计划来执行，最后的结果却是对方并不满意。

针对这个问题，自己也进行了思考，明白自己的对任务的看法并不是对方对任务的看法。并且在沟通交流中，信息传递的各个环节存在信息丢失的情况，最后自己理解的事情并不一定是正确的。

经过自己的不断摸索，目前总结出一个比较适合我的方法：就是在任务的节点上，不断的去跟对方反馈与确认。这样能最大程度减少自己对任务理解出错的可能性，也能极大降低任务出错的代价。毕竟任务一开始就做错了和任务快结束时做错了相比，后面的情况弥补起来也很容易。

这个任务节点正好也可以参考自己在拆解任务中一些比较关键的子任务作为节点，在完成这些子任务后，就可以去寻求反馈或者确认，并根据结果来决定是否调整自己的计划。

工作闭环

任务不仅仅只是自己这一环完成就行，它其实并没有闭环，实际上该任务也还在自己的手中。想要完整的闭环，就需要进行工作汇报或者交接。如果没有很好的完成任务的闭环，自己中间过程做的再完美，最后的结果也是会打折扣，甚至要承担不必要的责任。

但如果只是简单的去汇报或交接，那么对方对信息的理解就会存在很多遗漏或者误解，这也会造成多次重复的沟通。并且这种低效的沟通方式这也是在浪费双方的时间。

因此，自己平时也是在不断思考和学习如何去更好的完成任务的闭环，这一年中，偶然间在L先生的课上了解到信息的“金字塔原理”，顿感醍醐灌顶。简单来说就是信息进行重组和结构化。这样能直观和方便的让信息的接收方能快速理解。这个原理包含两种结构：“并列型金字塔”和“递进型金字塔”。

并列型金字塔

它的构成是把信息的重点放在最前面，然后再说明支撑重点的要点。它们的层级类似于三角形——重点和下方支撑它的要点。简单来说，就是把我想要跟人交流的重点放在第一句话里，后面的语言都是对它的解释和支撑。

递进型金字塔

可以简单理解为递进型推理。这里我参考这个模型进行了适配工作流的修改：先说明现状，再对现状进行分析，然后说结论，最后说下一步的行动项。其中重点是下一步行动项，其他环节都是要点。这个模型更加适合向上级汇报的情景下，它能让上级更全面快速的理解我们目前工作的状况和后续的计划。对于上级来说，我们目前做过什么并没有接下来该如何做更重要。

结语

工作流看起来繁琐，甚至自己刚开始尝试时，会造成工作效率的降低，但长期执行后能更好的提升自己的工作效率和保证工作质量。同时做好这整个流程，它也是一个很好的工作记录，能方便我们出问题时进行追溯和复盘。

综上，这就是我的工作流，我对它的总结就是，它能让我们以尽可能少的精力来执行任务和节约在任务执行时的精力消耗。把更多的精力关注在我们更重要的事上。当然，目前自己的工作流也只算初步搭建起来，它也还存在很多不足——流程的重点在任务启动部分，任务执行和闭环部分的流程较欠缺完善。期待自己能在今年的工作和学习中逐渐完善它。

说明：本文转自于https://sspai.com/post/85747